Reduzir custos é objetivo de todo bom gestor de empresa. E para conseguir diminuir os gastos do negócio é importante estar atento a todos os recursos usados na operação da companhia.
A telefonia, que durante muito tempo foi o principal meio de comunicação corporativa, perdeu muito espaço para os canais online. Ainda assim, se não forem tomadas as iniciativas adequadas, a fatura telefônica pode ser um dos grandes geradores de gastos para o negócio.
Pensando nisso, neste artigo nós listamos 4 ações que levam à redução de custos com a telefonia da empresa.
Confira!
1. Faça auditoria das contas telefônicas
O primeiro passo necessário para começar a cortar gastos com a telefonia é fazer a auditoria das contas telefônicas da empresa. Essa ação é importante porque permitirá uma análise detalhada do tipo de ligação que mais tem gerado custos para a empresa, além de possibilitar verificar se alguma cobrança tem sido feita de forma indevida pela operadora.
A partir dessa auditoria, você pode definir metas de redução de custo com telefonia e traçar as estratégias para conseguir alcançar tais metas.
2. Incentive o uso do e-mail
Você, com certeza, já ouviu aquela máxima de “mais uma reunião que podia, facilmente, ter sido substituída por um e-mail”. Ela vale também para ligações. Quantas vezes você já fez uma ligação que podia ter sido substituída por um e-mail, sem nenhum prejuízo para a comunicação?
Dentre as ações para reduzir custos com a telefonia, o incentivo ao uso do e-mail é uma das mais efetivas. Já que a correspondência eletrônica é uma ferramenta já usada pela maioria das pessoas e, além de ser um canal de comunicação eficiente, garante o benefício do registro e formalização de todas as informações transmitidas nas mensagens.
3. Oriente sua equipe de colaboradores sobre o uso da telefonia na empresa
Outra ação extremamente importante na busca pela redução de custos com telefonia na empresa é orientar todos os funcionários sobre regras e melhores práticas no uso do telefone.
Crie regras para a realização de telefonemas e incentive os funcionários a utilizarem meios online de comunicação. Além do e-mail, sugira ou estabeleça o uso do Skype e de outros aplicativos próprios para a troca de mensagem no meio corporativo, como o Slack.
4. Recorra à tecnologia VOIP
VOIP é a sigla em inglês para Voz sobre Protocolo de Internet. Com a melhora da qualidade e a expansão dos serviços online, essa tecnologia se tornou uma ótima opção para substituir as ligações telefônicas tradicionais.
Os recursos da tecnologia VOIP permitem reduzir custos com telefonia e oferecem vantagens como:
- ligações entre ramais de filiais diferentes a custo zero
- ligações de longa distância, se feitas entre sistemas VOIP, são gratuitas
- podem ser feitas chamadas em grupo (conferências)
- as ligações via VOIP podem ser gravadas.
Agora que você conheceu 4 formas de reduzir custos com telefonia, visite o site da VIP Solutions e veja como nós podemos ajudar a modernizar e aprimorar a comunicação por voz na sua empresa.
